事例:Excelによるフォーマット変換

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依頼内容

しばらく前になりますが、ユナイテッド国際特許事務所様より、仕事のご相談がありました。

特許事務所様の仕事の一環として、各会社がどのような特許を持っているかを調べることがあるということだそうです。特許情報の調査は専用のソフトがあり、そちらで調べるそうです。この調査結果のデータを資料に活用する場合、Excelファイルとして出力することが出来るのですが、このフォーマットが使いにくいということです。そこで、今までは手作業でフォーマットの変換をしていたのを、自動で処理できないかというご相談でした。

 

 

フォーマットの変換は次のようなものです。

変換種類1

もともとのフォーマットは、下記のようにコード番号と名称が2行に分離されています。

 

これを、下記のように1行にまとめるというものです。

 

変換種類2

こちらのケースでは、下記のように会社別のデータ件数の表のヘッダ行が、わかりやすく出力されていません。

 

下記のようにヘッダ行を生成するというものです。

 

この2種類のフォーマット変換を依頼されました。

 

作業内容の検討

このような場合、Excelのマクロで変換作業を自動化するのが一番簡単です。ただ、Excelのマクロをワークブックに記述してしまうと、専用ソフトから出力したファイルへ対応できないので、Excel本体にマクロを入れる必要があります。このため、Excelのアドインという形でマクロを作成しました。

 

また、お客様と相談して、全ての作業(ファイルの読み込みから変換とファイルへの書き出し)を自動化するのではなく、一番手間のかかる変換部分のみを自動化することとしました。

 

作業結果

作成したマクロをインストールしたExcelは次のようになります。

 リボンメニューに『アドイン』タブが増えて、アドインタブを開くと、2つアイコンが見えます。

 

白いアイコンが変換種類1のもので、黄色いアイコンが変換種類2用のものです。操作は簡単で、Excelにてフォーマット変換前のデータを表示し、対応するアイコンを押すだけで終わりです。
 

終わりに

マクロの処理内容としてはシンプルなものでした。しかし、一部の作業を自動化するだけでも面倒な手作業が減ったことで、作業効率が上がったそうです。その他にも、

あと、2つのセルが合わさって、その行が消えてくくれたので、それをグラフ表示し たときに綺麗に見えて、2つのセルのフィールドが見出しに入るので重宝していまし た。

このようなお声もいただきました。

この事例のように、全てを自動化せずとも一番手間がかかっているところのみを自動化することで、コストを抑えて効率化を図ることができます。

 

作業代金:1万円(税抜き)